4 Erfolgstipps, mit Aufgaben-Formulierungen motivieren

Wie erhaltest Du Ergebnisse wie Du sie Dir wünschst und als Leader verantworten kannst?
By Martin König 3 years ago

Lieber Leser,
hast Du die letzte Woche genutzt, um Deine eigenen Aufgaben zu analysieren und aufzuschreiben? Herzlichen Glückwunsch, denn dann hast Du den ersten Meilenstein zum Führen mit System vollbracht.

Wenn Du Deine Mitarbeiter fragst, welche Aufgaben sie erledigen, erhältst Du häufig eine Fülle von allgemeinen und unkonkreten Aussagen. Zum Beispiel: „Na ja, dies und das halt … die Mails und das Telefon, Unterlagen vorbereiten und die Ablage … und dann sind da noch die ganzen Besprechungen …“

Häufig sind die Verantwortlichkeiten nicht geklärt. Mitarbeiter sind schliesslich intelligent und formulieren deshalb manchmal auch aus Angst vor negativen Folgen unspezifisch: „Man sollte die Ablage am besten tagesgleich machen.“ Du förderst Dich selbst und Deine Mitarbeiter, indem Du Stellenbeschreibungen selbstbewusst, verbindlich sowie motivierend formulierst und einforderst.

Am Beispiel meiner eigenen Stellenbeschreibung:

 So nicht …
Man sollte nach einer Sitzung alle Teilnehmer über ihre Aufgaben informieren.

 Sondern so …
Ich stelle sicher, dass nach einem Meeting innerhalb von 24 Stunden alle Teilnehmer per E-Mail informiert sind, wann welche Tätigkeiten durch wen erledigt werden müssen. Das mache ich mithilfe von OneNote und der Funktionalität, Notizseiten via E-Mail zu verschicken.

Merkst Du den Unterschied? Das zweite Beispiel beschreibt die Aufgabe ergebnisorientiert. Die Gegenwartsform erzeugt ein fertiges Bild, wie das Endprodukt aussieht und wann und wie es vollbracht wird.

Das erhöht die Chance, Ergebnisse zu erhalten, wie Du sie Dir wünschst und als Leader verantworten kannst.

DEIN KÖNIGSWEG: Motiviere Dich selbst

Nutze die nächste Woche, um Dich zu motivieren und aus Deinen täglichen Aufgaben ein Instrument der Selbstführung zu machen:

  1. Beginne Deine Aufgabenbeschreibung mit ICH + VERB
    (ich sorge dafür …, Ich stelle sicher …, ich erledige …, ich bestimme …).
  2. Bestimme, wenn sinnvoll, ein realistisches Zeitfenster
    (sofort nach …, innerhalb von 24 Stunden …, innerhalb einer Woche …).
  3. Beschreibe den Zustand, wenn die Aufgabe erfüllt ist
    (alle Teilnehmer sind informiert …, die Aufgaben sind klar, präzise und motivierend aufgeschrieben …, der Projektplan ist aktualisiert und für alle im Intranet sichtbar).
  4. Beschreibe den Weg zu diesem Ziel
    (das mache ich auf der Rückfahrt via Sprachnotiz …, das erledige ich mithilfe von OneNote …, dazu nutze ich die Formatvorlage …).

Nutze dafür meine Checkliste “Dein mächtiges Führungsinstrument – Aufgaben motivierend formuliert“, das ich Dir zur kostenlos zur Verfügung stelle. Dort findest Du auch einige Beispiele aus meinem Arbeitsalltag.

Du merkst, dass die Aktualisierung der motivierend formulierten Tätigkeiten eine regelmässige Führungsaufgabe ist, weil Ziele, Teams, Methoden und Werkzeuge sich kontinuierlich weiterentwickeln und ändern.

Ich wünsche Dir viel Vergnügen beim Umsetzen! In der nächsten Woche erfährst Du, wie Du Deine Mitarbeiter dafür begeisterst, mit eigenen Tätigkeitsprofilen für Klarheit zu sorgen.

Für Dich zur Übersicht …

Schritt 1: Erstelle oder überarbeite Deine Aufgaben (Das haben wir letzte Woche erledigt).

Dein To-do für diese Woche.
Schritt 2: Nutze Deine Aufgaben mit diesen Kniffen zur motivierenden Selbstführung.

Das erledigen wir in den kommenden Wochen.
Schritt 3: Nutze die Transparenz zur Priorisierung, um jederzeit ein schnelles und wirksames Entscheidungswerkzeug für Dich parat zu haben.
Schritt 4: Übertrage dieses Entscheidungswerkzeug auf Deine Mitarbeiter, so dass auch sie ihre Aufgaben prioritätenorientiert, leicht und automatisch erfüllen können.

Jetzt wünsche ich Dir aber erst mal ein schönes Wochenende!

Herzliche Grüsse
Dein Martin König

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Category:
  Führung